وبناءً على نطاق العمل وطبيعة مهام الوظيفة، فقد تبين أن بالإمكان تحديد المرشحين الوطنيين المناسبين الذين يتوفر لديهم مستوى كاف من الخبرة والمعرفة لتولي مهام مساعد إداري في ظل التوجيه العام من المساعد الإداري الأقدم (الخدمة الميدانية) في وحدة السجلات والمحفوظات. 基于该员额的工作范围及其各项职能的性质，决定可找到具有充分经验和知识的合适本国候选人，在记录和档案股高级行政助理(外勤事务)全面指导下，承担行政助理员额的各项职能。
وتعكس الزيادة في الوظائف نقل ست وظائف (واحدة من الرتبة ف-2 وخمس من فئة الخدمات العامة (الرتب الأخرى)) إلى المكتبة، تشمل وحدة السجل والوثائق والمحفوظات بمكتب الأمم المتحدة في جنيف من شعبة الشؤون الإدارية، وذلك تمشيا والقرار المتعلق بإعادة تنظيم مهام المحفوظات في مكتب الأمم المتحدة في جنيف وتكليف المكتبة بهذه المسؤولية. 员额增加是因为根据关于将日内瓦办事处档案的职能给予图书馆的决定，将6个员额（一个P-2和5个一般事务人员（其他职等））从日内瓦办事处行政司登记、记录和档案股转到图书馆。
70 وتلاحظ اللجنة الاستشارية من الفقرة ألف - 2 - 47 أن إعادة تنظيم مهمة أعمال المحفوظات بمكتب الأمم المتحدة في جنيف قد انطوت على نقل وحدة التسجيل التابعة لشعبة الإدارة إلى المكتبة وقد تم ضم الوحدة إلى وحدة محفوظات عصبة الأمم السابقة من أجل إنشاء وحدة جديدة للتسجيل والسجلات والمحفوظات. 一.70. 咨询委员会从第2.47段注意到，联合国日内瓦办事处档案处理职能的改组牵涉到把行政司登记股划归图书馆。 该股已同图书馆的前国际联盟档案股合并，组成新设的登记、记录和档案股。
تحدد دور وحدة قلم السجل والسجلات والمحفوظات في مكتب الأمم المتحدة في جنيف (فرع الذاكرة المؤسسية حالياً) في إدارة السجلات والمحفوظات وتعيد تحديد القواعد التي ينبغي أن تتبعها وحدات الأمانة وموظفوها فيما يتعلق بمسؤولياتهم عن صون السجلات والمحفوظات غير الراهنة، ونقلها وإتلافها في مكتب الأمم المتحدة في جنيف. 概述了日内瓦办事处的登记、记录和档案股(现为机构记忆科)在记录管理和档案方面的作用，重申了秘书处各单位和秘书处成员在维护、移交和处置联合国日内瓦办事处的档案和非现时记录的职责方面应遵循的规则。